コミュニケーションプロセスのステップとモデルとは何ですか？

2人以上がメッセージを交換するときはいつでも、基本的なコミュニケーションプロセスに従事しています。簡単に聞こえますが、そうではありません。ただし、通信プロセスは非常に複雑です。メッセージにはいくつかのコンポーネントがあるだけでなく、メッセージの明瞭さとコンテキストは、いくつかの要因によってプラスまたはマイナスの影響を受ける可能性があります。

効果的にコミュニケーションを取り、誤解を避けるためには、コミュニケーションプロセスを理解することが重要です。この記事では、コミュニケーションのコンポーネントとコミュニケーションプロセスモデルについて説明します。次に、組織のコミュニケーションのアプローチとプロセスを探ります。最後に、電子メール通信プロセスについて説明します。

目次

• 1通信のコンポーネント
  • 1.1コンテキスト
  • 1.2送信者/エンコーダ
  • 1.3メッセージ
  • 1.4中
  • 1.5レシーバー（デコーダー）
  • 1.6フィードバック
• 2コミュニケーションプロセスモデル
  • 2.1コミュニケーションプロセスモデルの5つの基本ステップ
• 3組織のコミュニケーションのアプローチとプロセス
  • 3.1メール通信プロセス
  • 3.2メールを簡潔にする
• 4おわりに
  • 4.1関連記事

コミュニケーションのコンポーネント

コミュニケーションは、口頭および非口頭のメッセージを交換するプロセスです。コンポーネントを次のように定義することで、コミュニケーションを識別できます。

環境

コンテキストは、コミュニケーションが行われる環境であり、組織、文化、コミュニティが含まれます。さらに、会議、カジュアルな会話、メール、メモなどの外部刺激と、意見や感情などの内部刺激がコンテキストに影響を与えます。コンテキストのすべての側面を考慮した場合にのみ、効果的に通信できます。

送信者/エンコーダー

送信者は、単語、記号、グラフ、および画像の組み合わせを使用して通信します。話し手は口頭でのコミュニケーションのエンコーダであり、書き手は書面でのコミュニケーションのエンコーダです。

メッセージ

送信者と受信者の間で交換される情報は、意図的または非意図的なメッセージを作成します。メッセージの送信者は、メッセージが理解できるようにコンテキストを考慮する必要があります。さらに、メッセージには、理解を確実にするために必要な定義、例、またはグラフィックを含む明確な言語が含まれている必要があります。

中

媒体（メッセージが送信されるチャネル）は、電子媒体、音声媒体、または印刷媒体です。メディアの選択は、次の要素に影響されます。

• 送信者と受信者の関係
• メッセージの性質

メッセージが緊急で個人的なものである場合、または即時のフィードバックが必要な場合は、口頭メディアを使用してください。技術的、正式、または文書化する必要がある場合は、書面による媒体を使用してください。

レシーバー（デコーダー）

通信のリスナーまたはリーダーがメッセージを解釈します。レシーバーは、コンテキストと外部および内部刺激の影響を受けます。受信者が偏った意見や誤解をしていると、メッセージが正しく受信されない場合があります。態度と性格も受信者に影響を与えます。

フィードバック

フィードバックは受信機の応答であり、通信に対する反応です。沈黙はフィードバックの形式である場合があります。または、受信者は口頭または書面で応答します。フィードバックは、メッセージが理解され、必要なアクションが実行されたことを確認するために使用されます。

通信プロセスを完了し、目的のメッセージを伝達するには、すべてのコンポーネントが効果的に連携する必要があります。

コミュニケーションプロセスモデル

通信プロセスとは、2人以上の人の間で情報（メッセージ）を交換することです。この交換を成功させるには、両方の当事者が情報を交換し、お互いを理解する能力を持っている必要があります。情報の流れがなんらかの理由でブロックされた場合、または通信しようとする者が理解できない場合、通信は失敗します。コミュニケーションとは何か、その目的と価値を理解するためには、コミュニケーションプロセスモデルを理解する必要があります。

コミュニケーションプロセスモデルの5つの基本ステップ

ステップ1 コミュニケーションをとったり、メッセージを伝えたりする前に、目標を設定します。

• 目的は何ですか？
• メッセージを受け取った人がメッセージを理解したら、どのようなアクションを実行しますか？
• メッセージはなぜ重要なのですか？

ステップ2 コミュニケーションの受信者（対象者）を特定します。

• 最適な理解のためにメッセージを調整することを可能にします。
• メッセージの受信に適したものをターゲットにできます。

ステップ＃3 通信方法を選択してください。

• 達成しようとしていることに基づいて選択してください。
• レシーバーのスキルレベルを考慮します。
• 電話、メール、パワーポイントのプレゼンテーションなど、適切なフォームを選択してください。

ステップ＃4 受信機を検討してください。

• 受信者の能力と理解のレベル。
• 情報をどのように学習および受信するか（視覚的、口頭など）。
• コミュニケーションの方法を組み合わせて、すべての受信者のニーズに対応します。つまり、配布資料を口頭で説明します。

ステップ＃5 受け取ったフィードバックにコミュニケーションを合わせます。

• 理解のコンセンサスを探す
• フィードバックを受け取ったら、メッセージ、コミュニケーションの種類、スタイル、口調などを変更します。

通信プロセスは、次の2つの方法で情報が送信、受信、および解釈される方法によって影響を受ける可能性があります。

• ノイズ 。送信、受信、または理解されるメッセージに影響を与えるあらゆる種類の干渉。
• 生理学的ノイズ。 私たちの考え方や感覚、つまり疲労、頭痛、空腹、その他の要因によって引き起こされる気晴らし。
• 物理的なノイズ 。他の人、群衆、高温または低温、および明るいまたは薄暗い照明によって生成されるノイズなどの環境干渉。
• 心理的ノイズ 。人の感情や性格は、コミュニケーションや解釈がいかに効果的であるか、つまり、防御的な感情、先入観、偏見に影響を与えます。
• セマンティックノイズ 。コミュニケーションが行われるためには言葉が相互に理解されなければならない。専門用語や専門用語は混乱を招く可能性があります。
• 環境 。コミュニケーションが行われる環境と状況（物理的、文化的、または社会的）は、情報交換の成功に影響を与える可能性があります。

コミュニケーションプロセスモデルは、誰がコミュニケーションに関与し、何をしなければならないかを定義するのに役立ちます。それは私たちが成功する個人と組織のコミュニケーションを築くことができるフレームワークです。

組織コミュニケーションのアプローチとプロセス

組織コミュニケーションには多くの定義がありますが、私たちの目的のために、組織コミュニケーションを特定の設定または環境（組織）でメッセージを送受信して相互に関連する人々の間で共通の個人の目標を達成することと定義します。

組織的なコミュニケーションのプロセスには、書面（口頭ではない）または直接（口頭で）のメッセージの送受信が含まれます。組織のコミュニケーションの多くは、情報の送信を伴います。ただし、競合の解決など、より複雑なコミュニケーションには、意味を処理し、組織のルールを使用して交渉する機能が必要です。

コミュニケーションが単純であろうと複雑であろうと、理解が行われるためには、メッセージは明確かつ簡潔であり、政治的または文化的に疎外される言葉を避けなければなりません。組織は次の点で効果的なコミュニケーションスキルをモデル化する必要があります。

• 面接
• 積極的な仕事上の関係を築く
• 性能評価
• 紛争解決
• 意思決定
• ストレスマネジメント
• 組織の社会化
• 個人およびグループのプレゼンテーション
• 外部の人々とのコミュニケーション

組織のコミュニケーションは、人々がメッセージや情報を書面、電子的、そして対面で送信するため、状況や文化に依存しています。組織の性質と機能（コンテキスト）はコミュニケーションに影響します。さらに、各組織には独自の文化があります。組織内でコミュニケーションを成功させるには、状況と文化の両方が一致し、連携する必要があります。

組織のコミュニケーションは、組織のメンバーと内部的に、また外部のパブリックとの関係を構築します。組織の成功は、メンバーが効果的にコミュニケーションをとることができるかどうかにかかっています。従業員は、組織内でのコミュニケーションを成功させるために、公開プレゼンテーション、リスニング、対人コミュニケーションに熟練している能力を必要としています。成功した組織は、従業員の成功を保証するトレーニングを提供します。

組織のコミュニケーションは、いくつかの点で組織にメリットをもたらします。

• 変化への順応
• 継続的な日常業務をサポートする手順、ポリシー、規制のタスクを完了する
• 販売、サービス、生産の特定の役割と責任に関連するタスクを実行する
• 仕事の満足度、士気、個人の態度を考慮して、コミュニケーションを成功させるための関係を築く
• 管理操作の計画、調整、および制御

従業員のコミュニケーションを開発および改善するための組織のコミュニケーションアプローチとプロセスを理解することが重要です。各組織は、効果的なコミュニケーションのための独自のアプローチを定義し、内部と外部の両方のコミュニケーションを強化するために導入するプロセスを定義する必要があります。

組織は、日常業務を成功させるための有能なコミュニケーターを持っている必要があります。会社のウェブサイトから従業員向けハンドブック、解雇面接まで、組織内のコミュニケーションのすべての側面が連携して、組織の意図、文化、および社内外の担当者への取り組みを伝える必要があります。

メール通信プロセス

電子メールは、多くの場合、メッセージを配信するための媒体として選択されます。迅速で比較的使いやすいですが、効果的に使用するには、電子メール通信のプロセスと目的を理解しておく必要があります。

電子メール通信には5つのコンポーネントがあります。

＃1送信者

電子メール通信を成功させるには、送信者（ソースまたはコミュニケーターとも呼ばれます）がメッセージをグラフ、記号、単語、および画像の組み合わせでエンコードして、目的の応答を実現する必要があります。

＃2レシーバー

受信者（通訳）は、送信者の電子メールメッセージをデコードおよび解釈して理解します。

＃3メッセージ

電子メールのメッセージまたはコンテンツは、送信者が受信者にリレーしたい情報です。

＃4ミディアム

メディアはチャネルとも呼ばれ、メッセージの送信を選択する手段です。電子メールの場合、媒体はコンピュータまたは携帯電話です。

＃5フィードバック

電子メールが正常に送信、受信、理解されると、受信者からの理解を示す応答（口頭または書面）はフィードバックと見なされます。フィードバックは、目的を達成したかどうかを判断するのに役立ちます。

メールを使用すると、いつでもどこでも、特にスマートフォンの登場により、他のユーザーと簡単に通信できます。さらに、受信者はすぐに応答することができます。ただし、この通信方法の利点に加えて、いくつかの問題があります。電子メールはコミュニケーションツールであり、私たちの行動を促すためではなく、コミュニケーションの目標を達成するために使用することを忘れないでください。これをする：

メールを簡潔にする

人々は、電子メール通信が直接的で要領を得ていることを期待しています。最初の数行でメールの意図を伝え、必要に応じて応答があるかどうかを受信者に知らせます。多くのシステムでは、受信者がメールを開く前にその先頭を読むことができます。

• プロフェッショナルになる。 あなたのメールの宛先が誰であるか（上司、採用マネージャー、または同僚）は関係ありません。あなたのコンテンツは、そのコンテンツと構成においてプロフェッショナルでなければなりません。会話の一部ではない、テキストメッセージの用語、スマイリーフェイス、紛らわしいフォント、グラフィックを使用しないでください。そうすることで、コンテンツが読み取られて真剣に受け取られる可能性が低くなります。
• 礼儀正しく。 コマンドでメールを開始するのではなく、「こんにちは」などの挨拶と受信者の名前を使用してください。それは叫び声を伝えるので、すべて大文字または感嘆符を使用することは避けてください。 「ありがとう」の後に名前を続けて、メールを閉じます。
• 電子メールで対面のコミュニケーションを置き換えないでください。 いくつかの会話は、実際にうまくいく。対面コミュニケーションを避けるためにメールを使用しないでください。メールがコミュニケーションに最適でない場合は、別の方法を選択してください。効果的にするために、電子メール通信は明確、簡潔、そして理解可能でなければなりません。次の電子メール通信プロセスは、電子メールが効果的な通信ツールであることを保証するのに役立ちます。
• メールの目的を定義します。 そうすることで、メッセージを送信する必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。最初の段落に目的が明確に記載されていることを確認してください。
• メールの受信者が実行するアクションを決定します
• タスクを完了する つまり、電話をかけるか何かを注文します。
• 要求された情報で応答します。
• 返信は不要ですが、メールを読んでください。
• サポート情報が必要かどうかを判断します。 あらゆるサポートドキュメントまたは情報を特定して添付します。
• 件名を使ってメッセージの意図を要約します。 メールの作成後に件名を入力します。受信者がメッセージを開いて応答するように促すので、メッセージの内容が要約されていることを確認してください。

電子メールコミュニケーションは、日常業務で重要な役割を果たし、場所や時間に関係なく情報を交換する機能を備えたビジネスを豊かにし、促進します。しかし、従業員は頻繁に受信する大量の電子メールについて不満を抱き、それに基づいて行動する必要があります。さらに、いつでも電子メールを使用できるということは、従業員が組織の電子メールで中断された作業から離れていることが多いことを意味します。従業員は仕事に関連するストレスを回避するために個人的なコントロールの感覚を必要とし、これは適切な場合にメールを受信して​​それに応答する能力にまで及びます。

結論

コミュニケーションは、口頭と非口頭の両方でメッセージを送受信するプロセスです。効果的なコミュニケーションはモノローグではなく対話であるため、レシーバーから希望の応答が得られる場合にのみ効果的です。コミュニケーターとして成功するためには、情報、思考、感情を適切に伝え、他の人に動機を与え、教え、情報を伝える必要があります。最適なメディアを選択し、受信者を把握し、フィードバックを使用してコミュニケーションの効果を監視し、それに応じて修正する必要があります。この記事の情報とツールを使用すると、効果的なコミュニケーターとしてのコミュニケーションプロセスを理解して使用するのに役立ちます。